Gérer les priorités pour réviser efficacement

Dans un précédent billet sur l’élaboration des plannings, je vous ai parlé du Président Eisenhower et de sa célèbre phrase : « Plans are worthless, but planning is everything ».

Si je vous reparle de ce Monsieur, c’est que, face à la charge de travail de sa fonction présidentielle, Eisenhower avait mis en place une méthode simple lui permettant de définir des priorités dans son action. C’est cette méthode que je vous expose dans la suite de cet article.

Commençons par une évidence : Votre temps de travail est limité : Il n’y a que 24 heures dans une journée, et à ces 24 heures, il faut retrancher les temps de sommeil, le temps passé pour se nourrir, etc.

Cela met en évidence la nécessité de bien définir ses priorités de travail, sachant que lors de vos révisions, vous allez très certainement vous retrouver dans une situation dans laquelle vous n’aurez pas le temps de faire tout ce que vous souhaiteriez faire…

Beaucoup de gens se retrouvent débordés par les tâches qu’ils ont à traiter. Ces gens raisonnent souvent uniquement en termes d’urgence. Ils font ce qu’ils pensent être le plus urgent, sans se soucier d’aucun autre paramètre.

Dans sa méthode, Eisenhower utilisait deux critères pour classer les choses qu’il avait à faire : L’urgence, bien sûr, mais aussi l’importance. En effet, si l’on y réfléchit bien, tout ce qui est urgent n’est pas important. Il existe aussi des choses importantes qui ne sont pas urgentes (par exemple, téléphoner à un ami que vous n’avez pas vu depuis quelques temps).

Tout le secret de la méthode que je vous propose aujourd’hui va être de classer dans une grille à 4 cases (appelée matrice d’Eisenhower) les tâches selon leur importance et selon leur urgence. Les 4 cases seront :

1- Important et urgent

2- Important et pas urgent

3- Pas important et urgent

4- Pas important et pas urgent 

Comment classer vos différentes tâches de travail dans cette grille ?

1- Important et urgent

Ces tâches sont à réaliser en priorité. Il s’agit par exemple du devoir à terminer pour le lendemain, ou de la leçon à réviser pour le contrôle prochain. Notez que le nombre de tâches que vous mettrez dans cette case devra être réduit au maximum, au risque de vous faire déborder.

Réfléchissez à deux fois avant de mettre une tâche dans cette case !

2- Important et pas urgent

Ces tâches sont des tâches importantes, mais on a souvent tendance à les négliger. On pense souvent aux tâches urgentes et pas importantes…et on oublie de faire les tâches importantes et pas urgentes. C’est ce que l’on appelle être victime de la « dictature de l’urgence ».

Organisez votre emploi du temps en ménageant des moments (créneaux bloqués) pour faire ces tâches importantes mais pas urgentes.

3- Pas important et urgent

Ces tâches sont à éviter absolument. Ne vous laissez pas déborder par les urgences des autres si elles ne vous concernent pas. Souvent, les liens affectifs amènent les élèves à traiter des besoins présentés comme urgents par leur entourage, alors qu’il n’y a pas urgence,  et pas d’importance pour la personne qui est sollicitée pour effectuer cette tâche. Sachez refuser… Faîtes comprendre poliment que vous n’avez pas le temps, que vos minutes sont comptées. Vous pouvez même essayer de trouver quelqu’un qui pourra réaliser ces tâches pour votre compte.

Ces tâches n’ont en tout cas pas de place dans votre emploi du temps de travail.

4- Pas important et pas urgent 

C’est une évidence : Ces activités ne doivent jamais êtres entreprises… sauf à les réaliser à titre de loisirs, une fois que vous avez terminé toutes vos tâches importantes.

Elles ne font en tout cas pas partie de votre emploi du temps de travail.

En mettant en œuvre ces quelques principes, vous apprendrez à cerner les priorités et pourrez ainsi orienter votre travail dans la bonne direction.